تنظيم البريد الإلكتروني

يرغب معظم الأشخاص دائمًا في تنظيم صناديق بريدهم الإلكتروني، من ناحية أخرى ، يمكن أن يكون البريد الإلكتروني مثيرًا ، سواء كنت تتواصل مع العملاء ، أو تستبدل الاجتماعات بسلاسل رسائل البريد الإلكتروني ، أو تتلقى دعوات للتجمعات الاجتماعية الممتعة مع الأصدقاء، بعد كل شيء ، يعد البريد الإلكتروني أحد أفضل الطرق بالنسبة لنا للتواصل مع العديد من الأشخاص في حياتنا ، من أفضل أصدقائنا إلى الأشخاص الذين لم نتحدث معهم في العمل مطلقًا.

تنظيم البريد الإلكتروني

قبل أن نتعمق في الأدوات التي يمكن أن تساعدك في التحكم في صندوق الوارد الخاص بك و كيفية فتح ايميل ، دعنا نتعرف على بعض أفضل الممارسات الأساسية التي يمكن أن تساعدك في الحفاظ على تنظيم البريد الإلكتروني قدر الإمكان. فيما يلي القواعد الذهبية :

• تخلص من البريد الإلكتروني القديم الذي لا تحتاجه: قد لا تزال لدي دعوات عبر البريد الإلكتروني يمكن ان تصل لعام 2006 ، ولم تقرأ معظمها مطلقًا. هل أحتاجهم؟في الواقع لا. هل يجب حذفها ، نعم. امسح صندوق الوارد الخاص بك لأي شيء ما عدا رسائل البريد الإلكتروني الجديدة والرسائل السابقة التي ستحتاج إلى الرجوع إليها لاحقًا.
• إلغاء الاشتراك:  لدينا جميعًا تلك الرسائل التي ترجع إلى مواقع النشرة الإخبارية بمجرد تلقي رسائل البريد الإلكتروني قرأتها يمكن حذفها او لو تمثل ازعاج قم بالغاء الاشتراك.ها. ستساعدك بعض الأدوات بالايميل على القيام بذلك بشكل مجمّع.
• اجمع بين حسابات بريد إلكتروني متعددة: أنا من أشد المؤمنين بفصل البريد الإلكتروني الخاص بالعمل والشخصي ، لكن في بعض الأحيان ، لا يؤدي التبديل بين الاثنين إلى البقاء منظمًا. يمكن أن تساعدك بعض الأدوات في دمج عناوين بريد إلكتروني مختلفة ، على سبيل المثال ، يتيح البريد على أجهزة Mac إمكانية تجميع حسابات متعددة في مكان واحد .

ترتيب الإيميلات في اوت لوك

عند انشاء حساب هوتميل أو الاوت لوك ، تظهر المجلدات على يسار صندوق الوارد الخاصة بك أسفل عنوان بريدك الإلكتروني (يسمى هذا أيضًا جزء التنقل). يوجد نوعان من المجلدات:

• المجلدات الافتراضية: تعد المجلدات الافتراضية قياسية مع برنامج MS Outlook الخاص بك. تتضمن المجلدات الافتراضية المسودات والبريد المرسل والعناصر المحذوفة والمهملات والبريد العشوائي وما إلى ذلك. قد تحتوي بعض إصدارات Outlook أيضًا على مجلد Clutter ، على الرغم من أنه يتم التخلص التدريجي من هذا المجلد.
• المجلدات الشخصية: هذه هي المجلدات الإضافية التي تقوم بإنشائها لتحديد أولويات رسائلك. من المهم أن تكون حريصًا على عدم إنشاء مجلدات كثيرة جدًا وإلا فقد تشعر بالارتباك بشأن المجلد الذي تريد استخدامه.

طريقة عمل مجلدات في البريد الإلكتروني

مجلدات في ايميل الاوت لوك

• انشاء مجلد: قم بإنشاء مجلد جديد في MS Outlook ، انقر فوق علامة تبويب المجلد من الشريط. ثم انقر فوق أيقونة مجلد جديد. يعرض مربع الحوار “إنشاء مجلد جديد”مربع الحوار “إنشاء مجلد جديد” . استخدم مربع الحوار “إنشاء مجلد جديد” لإضافة مجلدات والحفاظ على تنظيم رسائل البريد الإلكتروني.
• اكتب اسم المجلد الجديد في حقل الاسم: انقر فوق المجلد الذي تريد وضع المجلد الجديد فيه ، وانقر فوق “موافق” عند الانتهاء. في هذا المثال ، قمت بإنشاء مجلد يسمى Memos ووضعته ضمن مجلد From My Boss. هذا ما تبدو عليه المجلدات الآن: يعرض صندوق الوارد في Outlook مجلدًا مضافًا جديدًا ، يمكنك إضافة مجلد فرعي أسفل مجلد موجود.
• إعادة تسمية مجلد: يمكنك تغيير اسم المجلد بمجرد إنشائه. حدد المجلد الذي تريد إعادة تسميته بالنقر فوقه. انقر فوق رمز إعادة تسمية المجلد في علامة التبويب المجلد. ستلاحظ ظهور مربع حول اسم المجلد ، أعد تسمية مجلد موجود في Microsoft Outlook ، استخدم رمز إعادة تسمية المجلد لإعادة تسمية مجلد موجود في MS Outlook. اكتب اسم مجلد جديد في المربع. عندما تنتهي من الكتابة ، اضغط على مفتاح Enter بلوحة المفاتيح. تم حفظ اسم المجلد الجديد الخاص بك.

نقل رسالة إلى مجلد: بمجرد إنشاء العديد من المجلدات ، تكون جاهزًا لبدء وضع الرسائل فيها. ارجع إلى بريدك الوارد الرئيسي لعرض رسائلك ، البريد الإلكتروني جاهز للتنظيم في Outlook . فيما يلي كيفية تنظيم البريد في Outlook عن طريق نقل الرسائل إلى المجلدات:

• انقر فوق رسالة لتحديدها واسحب الرسالة ببساطة إلى المجلد الذي تختاره.
• قم بسحب البريد الإلكتروني “تقديرات المشروع” إلى مجلد المذكرات.
• افتح المجلد الذي يظهر رسالة بداخله كما ترى ، فإن رسالة “تقديرات المشروع” موجودة الآن في مجلد المذكرات.

حذف مجلد: قد تجد أحيانًا أنك لا تريد مجلدًا قمت بإنشائه. عندما يحدث هذا ، يمكنك بسهولة حذف المجلد. انقر فوق المجلد الذي ترغب في حذفه في لوحة التنقل (على اليسار) لتحديده: يمكنك حذف مجلد من Outlook ، وكيفية تنظيم صندوق البريد الإلكتروني في Outlook الخاص بك عن طريق حذف المجلدات غير الضرورية. انقر فوق أيقونة الحذف في الشريط. (يبدو بشكل X) تم حذف المجلد. [2]

طريقة فلترة الايميلات

Gmail

•  عندما تبدأ في تحرير عوامل تصفية Gmail ، قد تلاحظ أن Gmail لا يستخدم “مجلدات” فعلية. يطلق Gmail على هذه التصنيفات ، ولكن بصرف النظر عن الاسم المختلف ، فإنهما متطابقة وظيفيا. للبدء في إنشاء فلتر Gmail ، افتح صندوق بريد Gmail الخاص بك ، وانقر على أيقونة السهم الصغيرة الموجودة على يمين شريط البحث في الأعلى. هذا يفتح مربع البحث المتقدم ، مما يسمح لك بتحديد سمات الرسائل . [3]
• بمجرد تعيين الشروط الخاصة بك ، ستحتاج إلى تحديد عنصر واحد على الأقل ضمن إضافة إجراء. يمكنك اختيار نقل الرسالة أو نسخها إلى مجلد أو حذفها. الاختيار الدقيق هو تثبيت الرسالة ، مما سيبقيها في الجزء العلوي من بريدك الوارد للمراجعة. يعد وضع علامة على الرسالة ذات أهمية معينة أو إعادة توجيهها إلى عنوان آخر إجراءات مفيدة أخرى.

الاوت لوك

 يتيح لك Outlook إضافة استثناءات باستخدام أي من الشروط السابقة. وبالتالي ، يمكنك إعداد عامل تصفية يستبعد الرسائل من شخص معين ، أو الرسائل التي تم وضع علامة عليها كمهمة. حدد المربع إيقاف معالجة المزيد من القواعد إذا كنت لا تريد أن تتأثر الرسائل التي يتم تشغيلها من خلال هذا الفلتر بالآخرين.

على سبيل المثال ، إذا قام عامل تصفية واحد بتثبيت جميع الرسائل المهمة ، وقام عامل تصفية آخر بحذف جميع الرسائل التي تحتوي على مرفقات ، فقد ترغب في تحديد هذا المربع حتى لا يحذف Outlook رسالة مهمة بها مرفقات.

الياهو

في حالة عمل ايميل ياهو انقر أو اضغط على الترس الموجود في الزاوية اليمنى العليا من موقع Yahoo في شاشة البريد الرئيسية . حدد الإعدادات من القائمة المنسدلة . انقر أو اضغط على عوامل التصفية الموجودة في الشريط الجانبي الأيسر من نافذة الإعدادات المنبثقة. انقر فوق الزر “إضافة” الموجود أعلى وسط نافذة الإعدادات المنبثقة.

أدخل اسم مرشح في مربع النص الموجود أعلى النافذة المنبثقة إضافة عامل تصفية. أدخل معايير للفلتر أسفل مربع نص اسم المرشح مباشرةً في النافذة المنبثقة إضافة عامل للفلتر . حدد أو أنشئ مجلد وجهة من القائمة المنسدلة الموجودة أسفل النافذة المنبثقة Add Filter . انقر أو اضغط على زر حفظ لإنهاء التغييرات. [4]